Organizacja imprezy w plenerze. Jak zamienić wady na zalety i cieszyć się urokami natury?

Materiał zewnętrzny
A+A-
Reset

Organizacja imprezy w plenerze może być zarówno ekscytującym, jak i wymagającym zadaniem. Imprezy plenerowe w ostatnich latach są jedną z najbardziej popularnych form organizowania różnego rodzaju imprez. Coraz chętniej wolimy spędzać czas wśród zieleni i otoczeniu przyrody, niż w zatłoczonym mieście i murowanych budynkach.

Jednak należy także podkreślić, że organizacja imprezy w plenerze nie zawsze jest łatwym zadaniem. Istnieje wiele czynników, które należy wziąć pod uwagę, planując tego typu wydarzenie. Poniżej zwracamy uwagę zarówno na wady, jak i zalety organizacji imprezy w plenerze, a także tipy jak zamienić wady na zalety i cieszyć się możliwością spędzenia czasu z rodziną i znajomymi na świeżym powietrzu, w pięknym otoczeniu natury. 

Organizacja imprezy w plenerze — zalety

Wyjątkowe otoczenie i niezapomniana atmosfera

Impreza w plenerze daje możliwość skorzystania z pięknego otoczenia natury oraz spędzenia czasu na świeżym powietrzu. Otaczająca zieleń, kwitnąca roślinność, naturalne światło, czy zachód słońca, to najlepszy element aranżacji bez ponoszenia dodatkowych kosztów. Na miejsce imprezy plenerowej możesz wybrać ogród (własny lub np. przy restauracji, pałacu, itp.), plażę, park, łąkę lub inną przestrzeń. Jest wiele miejsc specjalnie przystosowanych do organizacji imprez plenerowych, które dodatkowo zapewniają intymność od ciekawskich spojrzeń innych ludzi.

Duża przestrzeń

Jednym z problemów organizowania niemal każdej imprezy jest brak przestrzeni. Czy to urodziny, czy wesele — brak wystarczającej ilości miejsca, aby pomieścić wszystkich gości, których chcemy zaprosić, bardzo często spędza sen z powiek wielu gospodarzom. Impreza w plenerze daje nam znacznie większe możliwości w porównaniu do zamkniętych przestrzeni. W szczególności, jeżeli planujesz zorganizować dużą imprezę, plener może być najlepszym, a nawet niejednokrotnie jednym możliwym rozwiązaniem.

Elastyczność

Impreza organizowana w plenerze daje nam również znacznie większą elastyczność pod kątem aranżacji i dekoracji przestrzeni. Wynajmowane lokale, często nie pozwalają na zmianę dekoracji. Zostajemy wówczas zmuszeni do zaakceptowania tego, co zastaliśmy na miejscu. Bardzo często nie odpowiada to naszym preferencjom. 

Organizując imprezę w plenerze, masz całkowicie wolną rękę nie tylko w kwestii dekoracji czy aranżacji. To także znacznie większa elastyczność w wyborze firmy cateringowej, zapewniającej jedzenie, ciasta, desery czy napoje. W tym przypadku nie musimy ograniczać się do menu lokalu (oraz ich cen), tylko możemy zamówić catering z miejsca, z którego  zarówno jedzenie, forma jego podania jak i cena nam pasuje. 

Atrakcje

Impreza organizowana w plenerze umożliwia także zorganizowanie różnego rodzaju atrakcji dla gości. Mogą być to zarówno gry, konkursy oraz pokazy, zarówno dla dorosłych, jak i dzieci, których wykonanie w obiekcie zamkniętym byłoby niemożliwe. Dodatkowa możliwość aranżacji osobnych stref wypoczynku i relaksu, to także świetne rozwiązanie, które z pewnością docenią Twoi goście. 

Ograniczone koszty

W zależności od rodzaju imprezy, jej wielkości, miejsca organizacji i zastosowanych rozwiązań, organizacja imprezy w plenerze może okazać się znacznie korzystniejszą pod kątem finansowym opcją, niż wynajęcie restauracji, gdyż odbywa się na naszych własnych zasadach. Mamy tutaj wolną rękę w kwestii doboru rozwiązań lub firm, a co za tym idzie, większą kontrolę nad wydatkami oraz kosztami realizacji. Wiele rzeczy jesteśmy w stanie także zrobić sami, co również redukuje koszty organizacji takiej imprezy.

Organizacja imprezy w plenerze — wady oraz tipy, jak im zaradzić

Pogoda

Niestabilna pogoda jest jedną z największych zmartwień każdego organizatora imprezy w plenerze. Nie jesteśmy w stanie jej kontrolować, a długoterminowe prognozy zazwyczaj się nie sprawdzają. Deszcz, wiatr, czy silne słońce, może znacząco zepsuć plany, wpłynąć na komfort gości i niepowodzenie całej imprezy. 

Jak temu zaradzić?

Istnieje kilka rozwiązań, które zabezpieczą imprezę w razie niesprzyjającej pogody. Oto kilka z nich: 

  • Impreza w ogrodzie nieopodal domu, restauracji, stodoły, w której można się schować w razie deszczu lub burzy.
  • Namioty ogrodowy (pawilon) chroniący głównie przed silnym słońcem, ale też deszczem.
  • Profesjonalny namiot imprezowy — rozwiązanie dające szeroki zakres możliwości, zapewni schronienie i bezpieczeństwo nawet podczas silnego deszczu, burzy, wiatru czy słońca. Są to rozwiązania całoroczne, dają możliwość zorganizowania imprezy także jesienią czy zimą. Profesjonalny namiot imprezowy może być także całkowicie zamknięty np. transparentnymi ścianami i wyposażony w klimatyzatory lub ogrzewnice, które zapewnią dodatkowy komfort podczas imprezy, jednak poprzez transparentne ściany, nadal czerpiemy radość z otaczającej nas przestrzeni. Namioty imprezowe to rozwiązanie szczególnie polecane na wesela, rocznice, komunie, eventy, imprezy firmowe, ale także inne uroczystości. Wielkość namiotu jest dostosowywana indywidualnie do ilości gości i potrzeb. Niestety jest to także rozwiązanie najdroższe z wszystkich wymienionych. 
Namiot imprezowy RAJT
Fot. Realizacja: Namiot na imprezę plenerową zbudowany w przydomowym ogrodzie z podłogą, oświetleniem i podstawowym wyposażeniem / Źródło: Namiot imprezowy RAJT

Logistyka

Organizacja imprezy w plenerze, wymaga zazwyczaj dużo więcej pracy logistycznej i planowania, niż imprezy tradycyjnie organizowanej w budynku. Należy zapewnić odpowiednią ilość stołów, krzeseł, oświetlenie, nagłośnienie / muzykę, dekoracje, dostawy jedzenia i napojów, a także obsługę gości. 

Jak temu zaradzić?

  • Wynająć meble cateringowe i wyposażenie z dostawą na miejsce imprezy.
  • Wynająć firmę zajmującą się organizacją imprez plenerowych, która zadba o każdy, nawet najmniejszy detal.
  • Opcja budżetowa na mniejsze imprezy: pożyczyć meble i inne wyposażenie od rodziny, znajomych i we własnym zakresie dostarczyć na miejsce imprezy. Na mniej formalnych imprezach można użyć jednorazowych talerzy i innych elementów zastawy.

Infrastruktura

Impreza plenerowa organizowane z dala od infrastruktury, jest dość dużym utrudnieniem. Wówczas musimy dodatkowo zapewnić dostęp do prądu, wody, toalet czy też do zaplecza sanitarnego, a także zapewnić bezpieczne schronienie uczestnikom w razie niesprzyjającej pogody. 

Jak temu zaradzić?

  • Skorzystać z oferty doświadczonej firmy zajmującej się obsługą imprez plenerowych. Obecne możliwości i rozwiązania, a także cenne doświadczenie sprawia, że zorganizowanie świetnej imprezy plenerowej w samym środku puszczy, nie stanowi już żadnego problemu, ograniczeniem jest posiadany budżet. 
  • Wynajem na własną rękę namiotu imprezowego, specjalnych, mobilnych toalet, agregatu prądotwórczego, itd. Warto jednak mieć jednak na uwadze, że brak doświadczenia w tym zakresie, może być źródłem dodatkowych problemów wpływających na efekt finalny imprezy.
  • Organizacja imprezy w miejscu usytuowanym w pobliżu infrastruktury.

Hałas

W zależności od lokalizacji, miejsce, w którym chcemy zorganizować imprezę plenerową, może wprowadzać pewne ograniczenia dotyczące hałasu i potencjalnych skarb od osób mieszkających w pobliżu, np. sąsiadów. 

Jak temu zaradzić?

  • Organizacja imprezy plenerowej w miejscu do tego przeznaczonym lub z dala od budynków mieszkalnych.
  • Poinformowanie sąsiadów o możliwym hałasie i poproszenie ich o wyrozumiałość.

Uciążliwe owady

Przebywając na świeżym powietrzem, w otoczeniu pięknej natury, musimy wziąć pod uwagę problem występowania uporczywych owadów i insektów. 

Jak temu zaradzić?

  • Opryskać teren wokół preparatami odstraszającymi owady i insekty.
  • Przygotować dla gości specjalne spraye przeznaczone do ciała.
  • Zapalić specjalne zapachowe świece i kadziła na komary i owady.
  • W przypadku namiotów można wyposażyć go w ściany boczne lub moskitiery.

Wysokie koszty

Organizacja dużych i uroczystych imprez w plenerze (typu śluby, wesela, gale, bankiety, eventy, komunie, itp.) może być finalnie bardziej kosztowna, niż ta zorganizowane w sali bankietowej czy restauracji. Jest to oczywiście kwestią bardzo indywidualną, zależną w dużej mierze od naszych oczekiwań i preferencji, rodzaju zastosowanych rozwiązań, wyposażenia, dekoracji, ale także wielkości całej imprezy. 

Jak temu zaradzić?

  • Zmniejszyć swoje wymagania.
  • Wziąć aktywny udział w przygotowaniach, aby jak najmniej spraw zlecać np. firmom zewnętrznym.
  • Poszukać tańszych rozwiązań / alternatyw / firm. 

Podsumowanie 

Organizacja imprezy w plenerze ma zarówno wady, jak i zalety. Warto dokładnie zastanowić się nad wyborem lokalizacji, przygotować plan awaryjny na wypadek złej pogody, zadbać o odpowiednią logistykę oraz infrastrukturę. Dobry plan i organizacja to przepis na udaną i niezapomnianą imprezę w plenerze, a także zapewnienie niezapomnianych wrażeń swoim gościom na świeżym powietrzu. 

Fot. Tytułowa źródło: Pexels / Partnerem artykułu jest firma Hale namiotowe RAJT.

--- R E K L A M A ---
Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments

Zobacz także