Jak sobie poradzić z nadmiarem zadań i chaosem dookoła

Jak poradzić sobie z nadmiarem zadań i chaosem dookoła? Pewnie nie raz zadajesz sobie takie pytanie, gdy ze wszystkich stron atakują Cię sprawy do załatwienia i zadania, które sama sobie wyznaczasz i te narzucone przez innych. Jeśli ich ilość Cię przytłacza, powoduje, że ogarnia Cię poczucie coraz większego chaosu i frustracja. Jeżeli masz wrażenie, że za chwilę zwariujesz – ten wpis jest dla Ciebie.

Od kiedy pamiętam, pracuję więcej, niż przewiduje zwykły etat, zajmuję się domem i wychowuję dwoje dzieci z dala od miasta, co oznacza, że jestem ich taksówką, nawet teraz, gdy są już prawie dorosłe. Do tego oddaję się swoim pasjom i jeszcze znajduję czas na przyjaciół. Koleżanki pytają: „Jak Ty to ogarniasz i nie dostajesz fioła?”. Słyszę też: „Kiedy ty masz na to wszystko czas?”. Na dodatek znając mnie wiedzą, że jestem mega zakręcona i stwarzam pozory bardzo rozkojarzonej osoby. Ale widzicie, w większości przypadków to tylko pozory. Bo jak to mówią, w tym szaleństwie jest metoda. I ja tę metodę, a właściwie metody, by ogarniać i nie zwariować chciałabym dzisiaj przed Wami odkryć.

Zrób sobie plan zadań

Dla mnie plan to podstawa. Robię sobie plan zadań na dany dzień, a następnie odkreślam te wykonane. To pozwala mi uporządkować dzień i pamiętać o tym, co jest do zrobienia. Możesz też zrobić sobie plan bardziej dalekosiężny – na tydzień, miesiąc, czy rok, ale koniecznie zapisany. Możesz używać do tego kartki (ja tak robię), planera, czy kalendarza w telefonie, lub tablecie. Najważniejsze, byś wiedziała, co po kolei, masz do zrobienia. Zapisany plan odciąża głowę z niepotrzebnych myśli. Zapisałaś, odkreślasz i możesz iść dalej. Poza tym psychologowie odkryli, że zapisane plany są częściej realizowane, niż te, które tworzymy tylko w myślach.

Nie trzymaj się planu

zbyt kurczowo. Kurczowe trzymanie się planu powoduje niepotrzebną frustrację. Owszem robię plan, ale pozwalam mu żyć własnym życiem. Jeśli czegoś nie uda mi się zrealizować w danym czasie, nie drę szat, tylko zastanawiam się kiedy będzie dogodny czas, aby dany punkt programu zrealizować. Ważne dla mnie tutaj jest hierarchizowanie zadań. Staram się tak układać swój plan dnia, by na początku były rzeczy ważne i niewymagające zwłoki, a pod koniec planu te, które mogą poczekać. Dzięki takiemu elastycznemu podejściu, nie mam większego problemu z tym, że ktoś, lub coś mi te plany modyfikuje (patrz dzieci, lub nieoczekiwane sytuacje). Oczywiście zahaczamy tu o temat asertywności i odmawiania, ale to już jest zupełnie inny temat. Jeśli jednak coś już zacznę to:

Staram się kończyć zadania, które zaczęłam

Dzięki temu zadanie jest odhaczone, a co za tym idzie „wyskakuje” Ci z głowy. Takie niedokończone zadanie bardzo męczy i ciągle o nim myślimy. Dlatego dla Twojego zdrowia psychicznego – jak już coś zaczęłaś dokończ.

Nie staraj się pamiętać o wszystkim

Nie ma sensu obciążać pamięci niepotrzebnymi kwestiami. Takie pamiętanie o wszystkim powoduje, że mimo, iż się bardzo starasz, ciągle o czymś zapominasz. Ja mam na to dwie metody. A właściwie jedną tylko w dwóch wariantach: analogowym i cyfrowym.

Metoda analogowa panuje u mnie od kiedy pamiętam (nomen omen). To zwykła kartka i coś do pisania, które mam zawsze przy sobie. Kiedy pojawia się nowe zadanie, pomysł, czy myśl, która w tej chwili jest nieistotna, ale trzeba o niej pamiętać na za jakiś czas – zapisuję ją na kartce i wyrzucam z pamięci. W ten sposób nie obciążam mózgu niepotrzebnymi myślami w danym momencie. Co więcej, podpowiem Ci, że wzorem słynnych pisarzy i naukowców, warto taką kartkę mieć przy łóżku i zapisywać, to co nam się przypomni, lub wymyśli tuż przed snem. Czasem taka jedna myśl, o której myślisz tylko po to, by do rana nie zapomnieć, potrafi skutecznie utrudnić zaśnięcie. A okazuje się, że rano i tak zachodzisz w głowę, co to takiego sobie przypomniałaś poprzedniego wieczoru i o czym tak bardzo chciałaś pamiętać.

Metodę cyfrową odkryłam niedawno i dla mnie jest o niebo lepsza od analogowej. Ta cudowna metoda nazywa się – kalendarz w telefonie z przypominaniem. Dla mnie rewelacja po prostu. Gdy coś mi się przypomni, lub powstaje nowe zadanie, wpisuję je w telefon, który (o zgrozo, ale pewnie tak jak Ty) mam zawsze przy sobie i to telefon miłym bim-bom przypomina mi, że coś jest do załatwienia. A moja głowa znów jest wolna od trosk i martwienia się, czy nie zapomnę.

Deleguj zadania

Szczerze mówiąc mnie z tym idzie najgorzej. Taka już ze mnie Zosia – samosia. Jednak się staram, bardzo się staram i nawet czasem już mi wychodzi.

Robiąc sobie plan zastanów się, czy aby na pewno Ty sama musisz zrealizować wszystkie postawione Ci zadania. Może jest ktoś, kogo mogłabyś poprosić o pomoc i z kim możesz podzielić się pracą. Ostatnio, jak robiłam sobie plan zajęć związanych z domem na weekend, wyszło mi kilkanaście punktów. Popatrzyłam, pomyślałam. Serio? Ja sama muszę to wszystko? Przecież jest czterech mieszkańców tego domu, którzy z niego korzystają, więc czemu ja mam to wszystko robić sama? A że nie chciałam ani prosić, ani żądać, wysłałam taką listę na grupę domową na messengerze (znak czasów, cóż trudno) i poprosiłam, aby każdy się wpisał uwzględniając fakt, że to, co zostanie zrobię ja. Okazało się, iż każdy wziął tyle zadań, że dla mnie zostało ni mniej, ni więcej tylko tyle samo, co innym. Bez konfliktów, zrzędzenia i mojego poczucia krzywdy.

I na koniec. Nie przejmuj się byle czym i nie myśl na zapas. Pomyślisz, jak przyjdzie czas. Świat się nie zawali, jak nie kupisz co rano świeżych bułek, kurze zetrzesz za tydzień, a pakowanie rodziny na wakacje zaczniesz dwa dni przed wyjazdem (najlepiej niech się rodzina sama spakuje).

To tyle moich metod na zapanowanie nad nadmiarem zadań i chaosem dookoła. Nie twierdzę, że są to metody doskonałe, ale mnie pomagają. Jeśli Ci się podobają, zachęcam Cię do spróbowania, a nuż coś fajnego z tego wyjdzie? A może w Twoim otoczeniu jest dziewczyna, kobieta, która już ledwo dyszy, nie ogarnia i zapomina o wszystkim? Będę szczęśliwa, jeśli uznasz, że może jej pomóc, to co napisałam i polecisz mój post.

Za natchnienie do napisania tego wpisu dziękuję mojej przyjaciółce Monice.