Jak wybrać idealne miejsce na event w plenerze?

Materiał zewnętrzny
A+A-
Reset

Znalezienie odpowiedniego miejsca do zorganizowania eventu plenerowego jest kluczowym elementem sukcesu całego wydarzenia. Wybór nieodpowiedniej lokalizacji może wpłynąć nie tylko na małe zainteresowanie uczestników eventu, ale także zwiększyć koszty całego przedsięwzięcia.

Na co zwrócić uwagę wybierając idealną lokalizację i miejsce na event w plenerze?

Poniżej przedstawiamy 5 kroków, które pomogą Ci nie tylko w znalezieniu i zweryfikowaniu, czy wybrane miejsce jest odpowiednie do organizacji eventu plenerowego np. Twojej firmy, ale także upewnisz się, że organizacja eventu pod kątem technicznym przebiegnie bez większych problemów.

1. Określ swoje potrzeby

Zanim zaczniesz szukać miejsca na event w plenerze, dokładnie określ, jakie są potrzeby i wymagania eventu, który chcesz zorganizować. Zastanów się nad liczbą uczestników, rodzajem wydarzenia, potrzebną infrastrukturą techniczną (np. zadaszenie, nagłośnienie, oświetlenie, miejsca siedzące, dostęp do prądu, itp.) oraz innymi udogodnieniami (np. toalety, parking).

Ważnym aspektem każdej imprezy plenerowej jest przygotowanie się na zmienne warunki atmosferyczne. Zarówno deszcz, jak i silne słońce w dniu eventu może skutecznie zniechęcić uczestników, dlatego warto rozważyć postawienie namiotu eventowego lub zorganizowanie eventu nieopodal budynku, w którym będzie można się schronić w przypadku załamania pogody.

Fot. Event plenerowy – pokaz mody w namiocie eventowym RAJT w Krakowie, w którym wykorzystano częściowo transparenty dach i ściany boczne. Takie rozwiązanie zapewnia ochronę np. przed deszczem, świetnie otwiera przestrzeń i zapewnia dopływ naturalnego światła, jednocześnie uniemożliwiając wstęp na event osobom niepowołanym. Z kolei część zakryta zapewnia dyskrecję na zapleczu, w części technicznej eventu. Realizacja i źródło: https://www.rajt.pl/namioty-eventowe-48.

2. Przeprowadź badanie lokalnego rynku

Zbadaj lokalny rynek, aby znaleźć potencjalne miejsca, które spełniają Twoje wymagania. Skorzystaj z internetu, wyszukiwarek miejsc eventowych, agencji eventowych lub konsultantów, którzy mogą pomóc Ci w znalezieniu odpowiedniego miejsca pod organizację eventu. Może to być zarówno centrum miasta, park, ogród nieopodal pałacu lub restauracji czy też plac obok siedziby Twojej firmy. Wybór miejsc, w których można obecnie zorganizować event jest coraz szerszy i bardziej dostępy. Eventy plenerowe w Polsce to coraz bardziej popularna forma promocji firmy lub marki.

3. Odwiedź potencjalne lokalizacje

Po wytypowaniu kilku potencjalnych miejsc umów się na wizję lokalną w tym miejscu. Sprawdź infrastrukturę techniczną, dostępność do prądu oraz inne istotne kwestie logistyczne i infrastrukturalne. Upewnij się również, że miejsce jest odpowiednio przystosowane do planowanego rodzaju eventu.

4. Zwróć uwagę na umowę i zezwolenia

Przed podpisaniem umowy, upewnij się, że zapoznałeś się z jej warunkami, w tym z kosztami i wszelkimi terminami, itp. Sprawdź również, czy będziesz potrzebować zezwolenia lub pozwolenie na zorganizowanie eventu w wybranym miejscu.

5. Rozważ współpracę z profesjonalistami

Jeśli nie jesteś pewny/a, która lokalizacja i miejsce będzie najlepsze pod kątem organizacji Twojego eventu, rozważ skorzystanie z pomocy profesjonalistów, takich jak agencje eventowe czy firmy namiotowe zapewniające zadaszenie imprezy. Mają oni doświadczenie i znajomość rynku w tym zakresie, co może znacznie ułatwić Ci znalezienie idealnej lokalizacji. Potrafią również określić czy dana lokalizacja będzie odpowiednia z technicznej strony do organizacji danego eventu.

Wybór odpowiedniego miejsca jest kluczowym aspektem udanego eventu plenerowego. Staraj się znaleźć lokalizację, która spełnia potrzeby pod kątem technicznym i logistycznym, co zapewni płynny przebieg i sukces całego wydarzenia. 

Partnerem artykułu jest firma Hale Namiotowe RAJT, która od ponad 35-ciu lat bierze czynny udział przy obsłudze technicznej różnego rodzaju eventów plenerowych w całej Polsce, także dla dużych i znanych marek lub organizacji. Zdobyte ogromne doświadczenie to gwarancja sukcesu organizowanego eventu Twojej firmy.

Przeczytaj też: Organizacja imprezy w plenerze – jak zmienić wady na zalety.

Fot. Tytułowe źródło: Aranxa Esteve, Unsplash.

Subscribe
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Inline Feedbacks
View all comments

Zobacz także